Società, firmatario e conducente: tre verifiche diverse
Quando il cliente è una società di persone conviene tenere distinti tre ruoli fin dalla richiesta:
- chi è il cliente: se l'auto serve all'attività, la proposta va intestata alla SNC o alla SAS, con ragione sociale e dati fiscali della società, non a nome di uno dei soci;
- chi firma: una persona che abbia il potere di impegnare la società per quel contratto;
- chi guida: il socio, un dipendente, un collaboratore. Essere socio o amministratore non dice da solo con quali condizioni puoi usare l'auto: conducenti autorizzati e coperture li stabiliscono la proposta e il contratto.
Prima di chiedere il preventivo controlla che questi tre punti siano coerenti tra richiesta, proposta, contratto e dati in Camera di commercio.
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Calcola il tuo canone →Chi firma in una SNC
Nella SNC conta chi ha la rappresentanza della società e con quali limiti. L'art. 2298 del codice civile lega la rappresentanza agli atti che rientrano nell'oggetto sociale e ai limiti che risultano dall'atto costitutivo o dalla procura. Per questo "sono socio" non basta: verifica se per un contratto di noleggio la firma è singola o congiunta e se ci sono limiti di importo o di materia.
Il punto di partenza è la visura camerale, che riporta cariche, poteri degli amministratori, deleghe e procure. Se la visura rimanda all'atto costitutivo o a patti successivi, leggili o fatteli leggere dal professionista che segue la società.
Chi firma in una SAS: accomandatari e accomandanti
Nella SAS il primo passo è distinguere i soci. L'amministrazione può essere affidata solo ai soci accomandatari (art. 2318); i loro poteri concreti, però, restano da controllare come nella SNC. Il socio accomandante non può trattare o concludere affari in nome della società per il solo fatto di essere socio: l'art. 2320 gli consente di farlo solo con una procura speciale per singoli affari.
In pratica: se in famiglia l'auto la userà l'accomandante, la firma la mette comunque un accomandatario con i poteri, oppure l'accomandante con una procura speciale per quel contratto. Chiarirlo prima evita di rifare la pratica a metà.
Documenti: cosa preparare e cosa chiedere al noleggiatore
Una lista di documenti valida per tutti i noleggiatori non esiste: ognuno fa la propria istruttoria. Nelle richieste che passano da drivo.rent il noleggiatore valuta l'ultima dichiarazione dei redditi dell'attività; servono poi i dati per verificare la società e chi firma. Prepara quindi:
- ragione sociale, forma giuridica, sede, partita IVA e codice fiscale della società;
- la visura camerale, per cariche e poteri, ed eventuali procure;
- il documento d'identità e il codice fiscale di chi firmerà;
- l'ultima dichiarazione dei redditi della società, completa e con la ricevuta di invio;
- una descrizione dell'uso: quante auto, chi le guida, quanti km all'anno, per quanto tempo.
Poi chiedi al noleggiatore la sua lista, con i periodi che considera e quanto devono essere recenti i documenti: è lui a stabilirlo, non una regola di legge. Per una società costituita da poco, che non ha ancora presentato la prima dichiarazione, oggi la richiesta tramite drivo.rent non può essere valutata. Il percorso completo della pratica, dalla richiesta alla firma, è nella guida documenti e iter del noleggio aziendale. Quando hai le carte pronte, chiedi la proposta intestata alla società.
Il socio usa l'auto anche per sé: cosa sapere
Il caso più frequente in una SNC familiare: l'auto è intestata alla società ma la usa anche un socio, o il suo coniuge, per la vita privata. Il fisco lo guarda con attenzione: se un'impresa lascia l'auto a un socio o a un familiare per uso privato senza un corrispettivo di mercato, la differenza può essere tassata in capo a chi la usa. Le regole, con le eccezioni per il socio che è anche dipendente, sono nella guida su chi può guidare l'auto aziendale.
Lato contratto, dichiara chi guiderà davvero. Se tra i conducenti ci sono persone che non lavorano nella società, chiedi al noleggiatore se e come vanno indicate e cosa coprono le polizze in quel caso.
Deduzione e IVA: due precisazioni per le società di persone
Due precisazioni che evitano errori comuni, il resto lo trovi negli hub fiscali:
- la SNC e la SAS non pagano l'IRPEF sul proprio utile: per l'art. 5 del TUIR il reddito è imputato a ciascun socio in proporzione alla quota. La deduzione del canone riduce quindi il reddito che arriva ai soci;
- il limite di "un veicolo per ogni socio" dell'art. 164 del TUIR riguarda le società semplici e le associazioni professionali, non SNC e SAS.
Quote deducibili, tetti e IVA dipendono dall'uso dell'auto: li trovi in deducibilità per le aziende e in noleggio per partita IVA. Per il tuo caso chiedi conferma al commercialista della società.