Chi può guidare l'auto aziendale: le regole d'uso

Chi può guidare l'auto aziendale per default?

Di base solo il dipendente a cui è assegnata. L'auto è dell'azienda, che la affida a una persona con un contratto di assegnazione: è quel documento a dire chi la guida, per quali usi e con quali limiti. Senza una previsione diversa, il guidatore è uno solo, l'assegnatario.

Tutto il resto (familiari, colleghi, uso all'estero) non si dà per scontato: dipende dal contratto di assegnazione e dalla polizza. È la frase da tenere a mente per ogni domanda su chi può mettersi al volante.

La possono guidare moglie, marito o figli?

Possono, ma non è automatico. Servono due condizioni insieme: il contratto di assegnazione deve consentirlo e la polizza deve coprire quei conducenti. Qui va sciolto un equivoco diffuso. In Italia l'assicurazione RC segue il veicolo e non il conducente: se un familiare non autorizzato provoca un incidente, il terzo danneggiato viene comunque risarcito, la copertura RC non salta.

Quello che cambia è un'altra cosa. La compagnia può rivalersi sul proprietario o sul conducente quando la polizza prevede una clausola di guida esclusiva o esperta, e le garanzie accessorie (kasko, furto, incendio) possono non operare con un guidatore escluso. Per questo conviene che i conducenti abituali siano previsti dal contratto e noti alla compagnia.

Cosa dice davvero l'articolo 82 del Codice della Strada?

L'art. 82 del Codice della Strada distingue l'uso proprio dall'uso di terzi. Al comma 4 stabilisce che si ha uso di terzi solo quando il veicolo è utilizzato dietro corrispettivo, nell'interesse di persone diverse dall'intestatario della carta di circolazione; in tutti gli altri casi è uso proprio.

L'auto che l'azienda assegna a un dipendente resta quindi in uso proprio dell'azienda: il dipendente la guida senza che sia uso di terzi, perché non c'è un corrispettivo a suo carico. Attenzione a non forzare la norma: l'art. 82 non attribuisce ai familiari del dipendente il diritto di guidare l'auto. Quel diritto, quando c'è, nasce dal contratto di assegnazione e dalla copertura della polizza, non dal Codice della Strada.

Serve annotare i conducenti sulla carta di circolazione?

Per l'auto aziendale in uso promiscuo, no. L'obbligo di annotare chi usa un veicolo per più di 30 giorni, previsto dall'art. 94 del Codice della Strada per l'intestazione temporanea, non riguarda queste auto: lo ha chiarito il Ministero delle infrastrutture e dei trasporti con la nota prot. 23743 del 27 ottobre 2014, che esclude espressamente le auto date in uso promiscuo come fringe benefit e quelle usate a turno da più dipendenti, perché manca l'uso esclusivo e personale che fa scattare l'obbligo.

In pratica: se l'auto è a disposizione del dipendente anche per uso personale, o passa di mano tra più colleghi, il libretto non va aggiornato con il nome di chi guida. Per casi diversi, come un'auto affidata in comodato a un familiare per più di 30 giorni, l'obbligo dell'art. 94 va verificato.

Auto aziendale in uso promiscuo e familiari: cosa dice il fisco?

Bisogna distinguere di chi è il familiare. Familiari del dipendente: nessuna norma fiscale dice chi, in casa, può mettersi al volante. Il fringe dell'art. 51, comma 4, del TUIR è un valore forfettario legato all'assegnazione, non ai chilometri né al conducente: se il coniuge usa l'auto, il dipendente non paga di più e l'azienda non perde deduzioni. Contano solo il contratto di assegnazione e la polizza, come visto sopra.

Familiari del titolare o dei soci sono un'altra storia. Se un'impresa (ditta individuale, società di persone o di capitali) lascia un'auto, anche noleggiata, al coniuge del titolare o a un socio per uso privato senza farsi pagare il valore di mercato, la differenza è tassata in capo a chi la usa come reddito diverso (art. 67, comma 1, lettera h-ter, del TUIR, introdotto dall'art. 2, commi 36-terdecies e seguenti, del D.L. 138/2011). Familiari, in questo senso, sono il coniuge, i parenti entro il terzo grado e gli affini entro il secondo.

La circolare 24/E del 15 giugno 2012 dell'Agenzia delle Entrate chiarisce due punti utili per chi ha un'auto a noleggio. Primo: per le auto che rientrano nell'art. 164 del TUIR l'impresa non perde la deduzione dei costi, che resta nei limiti di quell'articolo (paragrafo 4). Secondo: se il familiare o il socio è anche dipendente dell'impresa, oppure è un lavoratore autonomo, non si applica la tassazione come reddito diverso ma quella dei redditi di lavoro degli artt. 51 e 54 del TUIR, cioè per il dipendente il fringe benefit (paragrafo 5). La strada pulita, quando la moglie lavora in azienda, è quindi un'assegnazione regolare con il fringe in busta paga.

Si può usare nel weekend e per le vacanze?

Sì, ed è il punto centrale. L'uso privato (la sera, nel fine settimana, in vacanza) è esattamente ciò che rende l'auto in uso promiscuo e che fa nascere il fringe benefit. Non è una tolleranza concessa: è la natura stessa dell'assegnazione.

L'unico limite è quello che il contratto mette nero su bianco, per esempio un tetto di chilometri o regole specifiche per l'uso all'estero. Quanto quell'uso privato pesa in busta paga è un'altra questione, spiegata nella guida sul costo per il dipendente passo per passo.

Chi paga benzina, pedaggi, ricarica e multe?

Dipende dalla car policy, il documento interno con cui l'azienda fissa le regole d'uso. Carburante e ricariche possono essere a carico dell'azienda, con carta carburante o wallbox, oppure del dipendente, in tutto o in parte. Pedaggi e Telepass seguono la stessa logica.

Le multe le paga chi guidava. L'azienda, proprietaria del veicolo, è tenuta a comunicare i dati del conducente responsabile come prevede l'art. 126-bis del Codice della Strada sulla decurtazione dei punti, così la patente toccata è quella giusta e non un conteggio a carico della società.

Cosa succede in caso di incidente o guida in stato di ebbrezza?

Per i danni a terzi vale l'RC ordinaria, con il veicolo assicurato. Il proprietario, cioè l'azienda, può essere chiamato a rispondere in solido con il conducente per la circolazione del mezzo (art. 2054 del Codice civile), salvo provare che è avvenuta contro la sua volontà.

In caso di guida in stato di ebbrezza o di uso non autorizzato, oltre alle sanzioni di legge a carico del conducente, l'azienda può agire sul piano disciplinare, fino al licenziamento nei casi più gravi. Sono situazioni che un buon contratto di assegnazione disciplina in anticipo, così nessuno scopre le regole dopo il fatto.

Quanto costa al dipendente poter usare l'auto anche fuori dal lavoro?

Poter usare l'auto la sera e nel fine settimana ha un prezzo, e lo paga il dipendente in busta paga. Il fisco non guarda quanti chilometri privati fai davvero: tassa un valore convenzionale, il 50% del costo di 15.000 km secondo le tabelle ACI per le auto non ricaricabili, il 20% per le plug-in e il 10% per le elettriche (art. 51 del TUIR). Ecco quanto vale per quattro ibride del nostro catalogo, che come le benzina stanno al 50%:

Ipotesi: contributi del dipendente 9,19%, IRPEF marginale 33% più 2% di addizionali, nessun altro fringe nell'anno; versione delle tabelle ACI più vicina a quella a catalogo. Il costo è lo stesso chiunque guidi: familiari autorizzati compresi.

Verdetto: le tre regole da mettere per iscritto

Prima di consegnare le chiavi scrivi tre cose nel contratto di assegnazione: chi può guidare oltre all'assegnatario (e verifica che la polizza lo copra), chi paga carburante, pedaggi e multe, e cosa succede in caso di uso non autorizzato. Il resto lo fa la legge: l'uso privato è ammesso per definizione e costa al dipendente fra 119 e 148 euro al mese con le ibride del nostro esempio, chiunque sia al volante.